¿Cómo gestionar el tiempo?

Si alguna vez te has preguntado cómo puedes gestionar mejor el tiempo de una manera más exitosa y con menos esfuerzo, si sigues leyendo podrás encontrar un conjunto de estrategias clave que nos ayudará a conseguirlo.

1. Actitud positiva

Una actitud positiva y una buena actitud de trabajo son fundamentales para poder invertir nuestro tiempo de forma eficaz y eficiente. Esta posición motivacional nos hace más claros y capaces de planificar mejor nuestro trabajo. Cuando la tarea se presenta de una forma que no nos motiva, seguramente buscaremos excusas para distraernos, las cuales conviene evitar.

2. Los ladrones del tiempo

Los "ladrones del tiempo" son aquellas actividades o situaciones que nos distraen o nos impiden ser productivos, y que pueden afectar nuestra capacidad para cumplir con nuestras responsabilidades y objetivos. Algunos ejemplos comunes de ladrones de tiempo son las redes sociales, los correos electrónicos, las reuniones improductivas, la procrastinación y la falta de organización. Estos ladrones de tiempo pueden ser especialmente perjudiciales en el ámbito laboral, ya que pueden afectar nuestra eficiencia y nuestra capacidad para cumplir con plazos y metas.

Para combatirlos, es importante identificarlos y encontrar formas de evitarlos o minimizar su impacto. Esto puede incluir establecer horarios específicos para revisar correos electrónicos o redes sociales, establecer límites en las reuniones y delegar tareas cuando sea posible. Al tomar medidas proactivas para manejar los ladrones del tiempo, podemos mejorar nuestra eficiencia y ser más productivos.

3. ¿Qué es urgente y qué es importante?

Lo importante se refiere a tareas y objetivos que están directamente relacionados con nuestras metas y objetivos a largo plazo. Estas tareas suelen ser cruciales y tienen un impacto significativo en nuestro éxito y bienestar general. Por ejemplo, trabajar en un proyecto importante o establecer objetivos para el año.

Por otro lado, lo urgente se refiere a tareas o situaciones que requieren atención inmediata. Estas tareas suelen ser demandas que se nos presentan de forma repentina o inesperada, y requieren una respuesta inmediata. Por ejemplo, atender una reunión de emergencia o responder a una llamada importante.

Es importante tener en cuenta que no todo lo urgente es importante, y no todo lo importante es urgente. Por lo tanto, es necesario priorizar las tareas de acuerdo con su importancia y urgencia. Para hacerlo, podemos usar la matriz de Eisenhower, que consiste en clasificar las tareas según su importancia y urgencia, y luego asignarles una prioridad para su ejecución. Al comprender la diferencia entre lo importante y lo urgente, podemos manejar mejor nuestro tiempo y lograr nuestros objetivos a largo plazo.

Es importante distinguir entre las tareas urgentes, aquellas que deben priorizarse y completarse de inmediato, de las tareas importantes que pueden completarse más tarde. Contestar el teléfono de la oficina es urgente porque si no contestamos, la llamada se cortará. Leer cartas es importante, pero  no  siempre puede ser urgente. Revisar nuestro feed personal de Facebook o Instagram no es  urgente ni importante en el trabajo, y es una tarea que podemos reservar para  cuando lleguemos a casa al final del día. Esta distinción entre urgente e importante es una de las claves para administrar nuestro tiempo, programar tareas de manera efectiva y reducir las distracciones.

4. Crea tu diario

Crear un plan diario es esencial para una gestión efectiva del tiempo. Usa los primeros 30 minutos del día para crear una lista de tareas diarias que se ajusten a tu cronograma de objetivos semanales. Prioriza las tareas del día estableciendo un punto de referencia de rendimiento. Por ejemplo, si tienes 20 tareas en un día determinado, ¿cuántas de ellas necesitas realmente ese día?

Aquí te proporciono algunos pasos para crear un plan diario que te ayude a aumentar tu productividad:

• Identifica tus tareas importantes: Haz una lista de todas las tareas importantes que debes realizar durante el día. Esto puede incluir tareas laborales, personales o académicas.

• Prioriza tus tareas: Una vez que hayas identificado tus tareas importantes, clasifícalas en función de su importancia y urgencia. Puedes utilizar la matriz de Eisenhower para esto.

• Asigna tiempo a cada tarea: Una vez que hayas clasificado tus tareas, asigna un tiempo específico para cada una de ellas en tu plan diario. Asegúrate de incluir suficiente tiempo para tareas importantes y urgentes.

• Establece objetivos realistas: Asegúrate de establecer objetivos realistas para cada tarea que hayas asignado en tu plan diario. No te sobre comprometas con demasiadas tareas que no puedas cumplir en un día.

• Revisa tu plan diario a lo largo del día: A medida que avanzas en tu día, asegúrate de revisar tu plan diario y hacer ajustes si es necesario. Si una tarea tarda más de lo que esperabas, ajusta tu plan en consecuencia.

Recuerda que tu plan diario es una herramienta útil para la gestión del tiempo, pero también debes ser flexible y estar preparado para adaptarte a las circunstancias cambiantes. Mantén tu plan diario actualizado y ajusta tus prioridades según sea necesario.

5. Cumple con tus rutinas

Aunque siempre pueden ocurrir imprevistos durante la jornada laboral, serás mucho más productivo si estás acostumbrado a seguir una rutina laboral la mayor parte del tiempo. Para la mayoría de las personas, crear y apegarse a las rutinas permite una mejor gestión y planificación del tiempo.

6. Pon límites de tiempo a las tareas

Una tarea como leer y contestar correos electrónicos puede llevarnos todo el día si no le ponemos un límite de tiempo. Por eso se recomienda crear, por ejemplo, bloques de 15 minutos cada tres horas para comprobar la llegada de correos. También es importante marcar el comienzo y el final de las reuniones para  que no se prolonguen y desperdicien el día haciendo otra cosa. Esta estrategia de fecha límite se puede aplicar a diferentes tareas y así evitar que una en particular ocupe siempre la mayor parte de nuestra jornada laboral.

7. Ordena y organiza tu entorno

Un ambiente desordenado provoca falta de concentración y te hace perder el enfoque. Y cuando no estamos concentrados, es más probable que pasemos más tiempo del necesario en  nuestras tareas  diarias. Para evitar esto, es importante mantener nuestro escritorio y ambiente de trabajo limpio y ordenado, sin montones de papeles u objetos inútiles que nos desvíen constantemente. Empieza  un día a ordenar tu escritorio y continúa con el cajón, la estantería, el mueble... Ordenar te ayudará a gestionar mejor tu tiempo y  ser más productivo.

8. No pospongas las tareas

Si te encuentras postergando o inventando excusas para no hacer algo, pregúntate por qué. La procrastinación es uno de los principales enemigos de la buena gestión del tiempo y, a menudo, te deja abrumado al final del día con todas las tareas  que se han retrasado y acumulado. Procrastinar significa aplazar, postergar, retrasar o posponer todas aquellas actividades o hábitos que queremos o no nos sentimos motivados a realizar, sustituyéndolo por otros que nos estimulan más o nos aburren.

9. No intentes ser multitarea

Es ilógico tratar de abarcar más tareas de las que realmente podemos hacer. Otro punto importante a la hora de realizar una correcta gestión del tiempo es ser realista y honesto con uno mismo y saber qué podemos hacer y qué no. De lo contrario, lo único que conseguiremos es que nos invada la frustración y el estrés.

En general, no hay muchas personas que realicen bien múltiples tareas al mismo tiempo, porque la mente está dispersa y es difícil concentrarse en sus tareas. Es mucho más eficiente completar una tarea antes de pasar a otra. Si tienes muchas tareas diferentes que resolver, trata de  agruparlas y hacer las  similares seguidas.

10. Realizar antes las tareas más ligeras

Es lógico pensar, y estoy convencido que tú también estarás de acuerdo con ella, que dice que existe una ley de la gestión del tiempo no escrita donde, si tenemos una o más tareas que podemos completar en dos minutos o menos, debemos completarlas de inmediato. De lo contrario, después del trabajo duro, todavía tendremos muchas tareas pequeñas y fáciles para las que no tendremos suficiente energía.

Si seguimos esta regla, también nos sentimos más satisfechos cuando hacemos muchas cosas en muy poco tiempo.

11. Aprende a delegar

Delegar es una de las habilidades más difíciles  para muchas personas que creen que hacerlo todo ellos mismos y dominar cada detalle hará que todo sea mucho mejor. La falta de delegación impide la gestión y  el control efectivos del tiempo. Por lo tanto, es necesario y beneficioso dividir y compartir  la carga de trabajo tanto como sea posible con las personas de su equipo  para aprovechar al máximo el tiempo de los demás.

12. Descansa

No es una buena idea trabajar demasiado y soportar la fatiga solo para tratar de terminar antes o hacer más  tareas. De vez en cuando, necesitas descansar, cambiar de posición y dejar que tu cerebro descanse y se disipe un poco. Por el contrario, lo más probable es que esa acumulación de cansancio nos haga sentir más cansados, menos activos mentalmente y sentir que no podemos con todo.

13. Desconecta 

Así como necesitas descansar cuando estás completando una tarea, es importante desconectar a medida que avanza el día. Si es posible, deja tareas para el trabajo o las horas de trabajo y utiliza tu tiempo libre para desconectar e invertir en ti mismo.

Adaptación del artículo publicado en https://psicologiaymente.com/